Systematické řízení nákladů v IT jsme v minulém Observeru „nakousli“ přehledem deseti pravidel pro provádění rychlých škrtů. Tentokrát se vrátíme o jeden krok zpět a nahlédneme do hlavního frameworku pro řízení nákladů v IT (Gartner IT Cost Management Framework).
ITCM představuje základní pohled na řízení IT nákladů v organizaci. Je při něm zvolen obvykle jeden z tří základních postupů: minimalizace nákladů prostým omezením výdajů, optimalizace nákladů cestou dosažení co nejlepšího poměru cena/výkon nebo prací s nákladovou bází s cílem zvýšit hodnotu poskytovanou (využívanou) v organizaci. To, jaký přístup k řízení nákladů si CIO zvolí většinou úzce souvisí s best practice v oblasti ITFM (IT Finace Management – finanční řízení IT). Například hledání cest ke zvýšení efektivity stojí na benchmarcích a analýze “mezer”, jež jsou podstatou čtvrtého ze šesti pilířů ITFM. Obecně navíc platí, že zavedení best practice v oblasti ITFM je prekurzorem optimalizace nákladů – je velmi obtížné optimalizovat náklady, pokud do IT rozpočtu dostatečně nevidíte a nedokážete jej řídit (zní to možná zjevně, nicméně zjevnost a skutečnost nejsou totéž, zejména má-li skutečnost odpovídat nejlepší možné/známé praxi). Přístup CIO k řízení IT nákladů by měl zároveň v co největší míře odrážet hodnotovou propozici IT organizace – CIO tedy musí velmi přesně vědět, co je její podstatou.
Řízení nákladů je procesem, který přehledně popisuje jeho primární framework – na jednom konci modelu jsou organizace provádějící škrty v reakci na danou situaci (cosi jako fáze 1) – zejména ekonomický pokles, cílem je posunout IT organizaci (či celý podnik) na opačný konec vyspělostní „cesty“, kdy namísto nahodilých škrtů probíhá systematická optimalizace nákladů nebo ještě lépe optimalizace tvorby hodnoty.
Druhá fáze – optimalizace nákladů znamená nacházet efektivnější způsob fungování s cílem maximalizovat dopad přidělených rozpočtů: provozovat IT chytře, lépe, levněji a rychleji. CIO se pomocí studií* pokrývajících tuto oblast mohou dívat na své IT výdaje novým způsobem a zavádět strukturovaný, systematický přístup řízení nákladů (*například “Smarter Spending: Invest in Business Outcomes”).
Nejvyšší vyspělostní fází je optimalizace hodnoty, kdy se IT stává klíčovým přispěvatelem tvorby přidané hodnoty v podniku. Tento přístup k řízení nákladů spojuje všechny investice a výdaje s hodnotou kterou vytvářejí či pomáhají vytvářet – tato hodnota je pak hlavním kritériem pro odůvodnění výdajů.
Pokračování z INSIDE Observer
V jednoduchém přehledu tedy Gartner ITCM Framework vypadá takto:
Fáze 1: Škrtání nákladů – bývá krátkodobé, nahodilé, často v reakci na pokles ekonomiky či trhu, cílem je okamžité snížení. Seškrtání či rychlé snížení výdajů lze provést jejich eliminováním, racionalizací nebo renegociací.
Fáze 2: Optimalizace nákladů – je systematická a programová, vede ke strukturálnímu zlepšení. Mívá podobu zvyšování efektivity, zvyšování produktivity a přesouvání výdajů.
Fáze 3: Optimalizace hodnoty – jako hlavní kritérium má přidanou hodnotu (business value), do procesu je zapojen byznys či celý podnik (stakeholders). Jde v podstatě o pojetí IT coby investice do obchodních výsledků, kdy výdaje jsou přiřazeny k vytvářené hodnotě, jíž je podřízeno jejich plánování a prioritizace i nezbytná kontrola a měření. Nedílnou součástí jsou iterace a inovace.
S postoupením do vyšší fáze pak nejen roste orientace na tvorbu přidané hodnoty (a schopnost IT jí podporovat), ale jsou také lépe optimalizována související rizika.
Analytici doporučují, aby CIO tento framework použili pro zhodnocení svého přístupu k řízení IT nákladů, revizi své aktuální pozice, určení optimálního přístupu k nákladům s ohledem na jejich organizaci i podnik a definici kroků nezbytných pro jeho dosažení. Ideálním místem kde mohou klienti-uživatelé služeb Gartner začít je Cost Optimization in 2020 Resource Center Primer for 2020, všem čtenářům pak můžeme doporučit bezplatně dostupné základní rozhodovací rámce pro optimalizaci nákladů nejen pro IT, ale řadu dalších oblastí: Cost Optimization Decision Framework, nebo některé související webináře (seznam plánovaných je na konci Observeru).