Snižování či optimalizace IT nákladů je aktuálním tématem pro stále větší počet CIO. Analytici doporučují provádět tato opatření s rozmyslem – ideálně na základě auditu současných dovedností IT a porovnáním hodnotových a nákladových frameworků v oblastech financí, nákladů a tvorby hodnoty. Strategický úspěch IT – tedy schopnost smysluplně a podstatně ovlivňovat plnění cílů podniku za běžné situace a pomáhat firmě přežít v dobách krizí – úzce souvisí se třemi provázanými disciplínami IT finance: finančního řízení IT (ITFM), řízení IT nákladů a prokazování byznysové hodnoty či přínosu IT (podrobněji se jim budeme věnovat v chystaném speciálu INSIDE).
V současné době nicméně může nastat situace, kdy je třeba podrobit IT rozpočty okamžité, bleskové redukční dietě – stále pochopitelně platí, že se nemůžete rychle proškrtat směrem k růstu, nicméně je možné se rychle proškrtat směrem k záchraně a přežití. I v případě nutnosti okamžitých škrtů je ale důležité dodržovat jistá pravidla – například škrtání či zastavování projektů či služeb, kde již byla (většina) nákladů vynaložena mívá minimální přínos (ale může to mít značné dopady). Abyste škrtali způsobem, který vaší organizaci a podniku příliš neuškodí, doporučují analytici Gartneru dodržovat:
Deset pravidel pro rychlé škrty v IT.
- Snažte se o okamžitý dopad – eliminujte, pozastavte či redukujte položky, které se do cash flow promítnou během jednoho, šesti či nanejvýš devíti měsíců, nikoliv ty, jenž budou hrát roli v řádu let. Platí to i pro pravidelné platby za služby.
- Eliminujte, neodkládejte – zaměřte se na položky které lze z rozpočtu skutečně vyškrtnout, spíše než jen výdaj o pár měsíců nevyhnutelně odložit.
- Hotovost nade vše – řešte především položky, které mají skutečný hotovostní dopad na výkaz zisků a ztrát spíše, než na věci jako jsou odpisy a amortizace. Například úspory výdajů na cloudové služby jsou skutečná výdajová položka, zatímco redukce již nakupených licencí či aktiv jako je HW se promítne převážně do odpisů – můžete je ovšem prodat a následně si je pronajmout zpět, dává-li to smysl.
- Upřednostněte nevázané výdaje – tedy takové, u nichž není zaplacena záloha či podepsán kontrakt, v případě zasmluvnění zkontrolujte možnost výpovědi či předčasného ukončení.
- Řešte opex i capex. Provozní výdaje (opex) jsou obvykle snáze redukovatelné, nicméně výdaje kapitálové neopomínejte – z metrik Gartneru vyplývá, že u typického úsporného programu na ně připadá čtvrtina ušetřených prostředků.
Pokračování z INSIDE Observer
- Udělejte to jednou, pořádně. Většina firem nedokáže výdaje napoprvé seškrtat dostatečně, vzniká tak cyklus opakovaných úsporných koleček, který vede k nejistotě, nestabilitě a poklesu produktivity – to platí zejména pro propouštění.
- Již realizované výdaje nepřehlížejte – v případě hledání úspor je často uváděno, že bychom se neměli ohlížet na dosavadní již realizované výdaje (tzv. princip závazku). To sice může být u rychlých škrtů pravda, nicméně přinejmenším rámcová úvaha, zda úspory nebudou výrazně menší, než možný budoucí přínos je často na místě.
- Řešte volné i vázané výdaje – volné (diskreční) výdaje jako jsou nové projekty, funkce či služby je zdánlivě snazší škrtnout. Jenže i výdaje vázané, často základního provozního či infrastrukturního charakteru mohou být sníženy – například snížením míry obsazenosti či úpravou SLA.
- Zaměřte se na variabilní i fixní náklady – u fixních nákladů, které neškálují s objemem byznysu, například nájem kanceláří, předplacené služby či mzdy, se zaměřte na ty, které lze vypustit (eliminovat). U variabilních jako jsou některé náklady telekomunikační, výdaje na kontraktory či spotřební zboží zvažte možnosti eliminace i snížení (redukce).
- Sledujte výdajové účty – s partnerem z finančního či ekonomického oddělení vyberte účty či rozvahy, které prozkoumáte podrobněji (například z hlediska zálohových plateb či kumulace výdajů) abyste mohli určit jaké úspory a škrty budou mít bezprostřední dopad na cash flow.
Klienti – uživatelé služeb Gartner naleznou tipy, frameworky a doporučení, jak řídit úsporné programy v IT například v těchto studiích:
Use Gartner’s IT Finance Frameworks to Drive Successful IT Finance, Value and Cost Programs
5 Steps to Cost Optimization for Security and Risk Leaders in Uncertain Times
Financial Services CIOs’ COVID-19 Cost Optimization Action Plan
Tématu jsou také věnovány některé bezplatné webináře Gartneru, jejichž výběr pravidelně uvádíme na webu INSIDE.